Finora abbiamo chiacchierato in chat con l’AI. È ora di affidarle parte del nostro lavoro
Chiediamo un po’ di tutto all’AI in chat: di scrivere e-mail, suggerire idee, preparare post per i social, riassumere documenti in un botta e risposta che ci tiene inchiodati lì davanti al PC. È arrivato il momento di affidare all’AI compiti veri e propri: l’analisi del magazzino, il riordino dei file, l’organizzazione dei cataloghi e delle foto, le ricerche sul web programmate. Intanto noi possiamo occuparci dei clienti.
È il salto di qualità reso possibile da un’AI in grado di lavorare per obiettivi, definendo quali strumenti e quali passaggi sono necessari per realizzarli. A noi resta naturalmente il compito di sorvegliare i passaggi più delicati e di rivedere il risultato prima di utilizzarlo. Come si fa?
Non una risposta, ma un lavoro pronto
Prendiamo un’attività di esempio: mettere ordine nella documentazione di una collezione. Ci sono schede prodotto, listini, fotografie, descrizioni commerciali. Alcune informazioni sono in PDF, altre in Excel, altre ancora in documenti preparati in momenti diversi.
Potremmo chiedere all’AI di suggerirci come organizzare tutto questo materiale. Oppure potremmo affidarle direttamente il compito.
La richiesta potrebbe essere: «Esamina i documenti e le foto che ti fornisco e prepara una tabella con i codici articolo, le descrizioni, i materiali e i prezzi presenti nei listini. Segnala eventuali dati mancanti o discordanti, indicando sempre il documento da cui hai ricavato ogni informazione. Crea una copia delle immagini e rinominale in base al contenuto riconoscibile, senza inventare codici articolo. Non modificare gli originali e non completare i campi con informazioni dedotte. Salva il file nella cartellina sul mio computer».
La differenza è sostanziale. l’AI esamina i documenti, decide come confrontarli, segnala le incongruenze e prepara il file finale, chiedendo il nostro intervento nei passaggi che richiedono una verifica o un’autorizzazione. L’AI lavora senza che siamo noi a guidare ogni singolo passaggio e ci consegna un risultato, come se fosse un collega.
Come si passa dalla chat all’azione?
In questo momento, attività come quella descritta non richiedono grandi investimenti. Il primo passo è un piano di abbonamento a una piattaforma di intelligenza artificiale. Per lavorare con documenti aziendali è opportuno scegliere servizi con adeguate garanzie sulla gestione dei dati, come avviene nei piani di abbonamento business, verificando le condizioni del piano utilizzato. Il punto fondamentale è sapere quali dati possiamo condividere, con quale servizio e a quali condizioni.
Oggi, con alcune piattaforme AI, è possibile lavorare anche direttamente sui file del nostro computer, autorizzando l’accesso a cartelle selezionate. Attenzione, però: mai dare mano libera all’AI su tutto il computer e prevedere sempre un’autorizzazione per le operazioni più delicate. Inoltre, anche quando l’AI lavora sui file del PC, i dati possono essere elaborati su server remoti. È quindi importante conoscere le condizioni del servizio utilizzato.
Di regola, si concede all’AI solo l’autonomia necessaria e l’accesso ai dati strettamente indispensabili per svolgere il lavoro.
Per confrontare tre listini può bastare fornire i file all’assistente e chiedergli di produrre una tabella. Per organizzare centinaia di fotografie potrebbe essere più utile un ambiente che gli permetta di lavorare direttamente su una cartella autorizzata.
Il punto di partenza non è scegliere l’AI più potente, ma individuare un lavoro concreto che vorremmo toglierci dalla scrivania. Cominciamo con un compito semplice, su una copia dei documenti, e verifichiamo il risultato. Se ci fa risparmiare tempo senza farci perdere il controllo, abbiamo trovato un buon collaboratore.
